Preventie- en integriteitsbeleid

INLEIDING
Het preventie- en integriteitsbeleid bestaat uit drie onderdelen.
Allereerst wordt het aannamebeleid uiteen gezet. Veiligheid binnen een organisatie begint immers bij het selecteren van de juiste vrijwilligers en medewerkers. In het aannamebeleid is te lezen op welke wijze Stichting Regenboog Loket zorg draagt voor de eerlijke en gelijkwaardige behandeling van sollicitanten en de veiligheid en integriteit van alle vrijwilligers, medewerkers en cliënten.
Vervolgens worden de omgangsregels besproken. Als organisatie, waarvan vrijwilligers en medewerkers persoonlijk contact hebben met kwetsbare mensen, wil Stichting Regenboog Loket voorkomen dat schendingen rond machtsmisbruik, financiële schendingen of interpersoonlijke schendingen plaatsvinden.
Het laatste hoofdstuk besluit met het integriteitsbeleid. Naast preventief beleid, in de vorm van aannamebeleid en omgangsregels, vormt integriteitsbeleid een belangrijk onderdeel van de wijze waarop de veiligheid wordt gewaarborgd. De betrokkenheid van het bestuur, de vertrouwenscontactpersoon, klachtenregeling en informatievoorziening komen in dit hoofdstuk aan bod.

1. AANNAMEBELEID
In dit aannamebeleid wordt uiteengezet op welke manier Stichting Regenboog Loket zorg draagt voor de eerlijke en gelijkwaardige behandeling van sollicitanten en de veiligheid en integriteit van alle vrijwilligers, medewerkers en cliënten. Het hanteren van dit aannamebeleid heeft tot doel ernstige problemen te voorkomen.

1.1 Werven en selectie
Via Stichting Regenboog Loket komen vrijwilligers en medewerkers in contact met kwetsbare cliënten. De stichting vindt het erg belangrijk dat cliënten, vrijwilligers en medewerkers zich veilig voelen. Daarom wordt in vacatureteksten duidelijk aangegeven dat Stichting Regenboog Loket aannamebeleid hanteert. Hieronder vallen: een kennismakingsgesprek, het checken van referenties, het overhandigen van een Verklaring Omtrent Gedrag, het ondertekenen van de gedragscode en een proefperiode.

1.2 Kennismaking
Met sollicitanten wordt een kennismakingsgesprek gevoerd. In dit gesprek wordt uitgelegd wat Stichting Regenboog Loket is en hoe de stichting werkt. Tevens wordt besproken wie de sollicitant is en welke ervaring de sollicitant heeft. In dit gesprek worden ook, op basis van de functie, de wederzijdse taken en verwachtingen besproken. Hierbij komt de gedragscode aan bod en wordt benadrukt dat Stichting Regenboog Loket werkt met kwetsbare mensen. Het is belangrijk dat vrijwilligers en medewerkers dat realiseren en daarmee rekening houden. In het geval van een sollicitatie voor een vrijwilligersfunctie wordt (eventueel in een tweede gesprek) stilgestaan bij welke taken goed bij diegene passen. Dit wordt besproken op basis van diens passie en wat de sollicitant graag wil doen en leren bij Stichting Regenboog Loket.

1.3 Referenties
Na afloop van het kennismakingsgesprek, wordt de sollicitant gevraagd een referentie op te geven. Dit geldt voor sollicitanten voor zowel vrijwilligers- als professionele functies. Vervolgens kan telefonisch contact worden opgenomen met de referentie. De sollicitant wordt geïnformeerd in het geval Stichting Regenboog Loket met de referentie contact opneemt.


1.4 Verklaring Omtrent Gedrag
Elke medewerker en vrijwilliger die met cliënten werkt, is verplicht een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan de directie en het bestuur te overhandigen. In een brief wordt aan de medewerker of vrijwilliger uitgelegd waarom Stichting Regenboog Loket vraagt om een VOG en hoe de aanvraagprocedure verloopt. De VOG wordt aangevraagd bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Zij zoekt uit of er in het verleden van de vrijwilliger of medewerker dingen zijn voorgevallen die reden geven de integriteit van deze persoon in twijfel te trekken. Zonder VOG kan een vrijwilliger of medewerker niet in dienst treden bij Stichting Regenboog Loket. Voor iedere vrijwilliger en medewerker wordt dit proces iedere twee jaar herhaald. De VOG is daarmee een belangrijk onderdeel van het preventie- en integriteitsbeleid van Stichting Regenboog Loket.

1.5 Overeenkomst
Bij het aanstellen van vrijwilligers en medewerkers worden afspraken gemaakt over onder andere wederzijdse verwachtingen, geheimhouding en gedragsvormen. Deze afspraken worden in overeenkomsten tussen de betrokkene en Stichting Regenboog Loket vastgelegd en ondertekend. Hierbij gaat het onder andere om de ‘Gedragscode’, de ‘Vrijwilligersovereenkomst’ en de ‘Arbeidsovereenkomst’.

1.6 Proefperiode
Na aanstelling van de vrijwilliger of medewerker wordt deze in een periode van een paar weken tot een paar maanden ingewerkt door een medewerker of ervaren vrijwilliger. In deze zogenoemde proefperiode kan de nieuwe vrijwilliger achterhalen of het werk bij diegene past en kan Stichting Regenboog Loket bepalen of de vrijwilliger bij de organisatie past. Na afloop van deze periode wordt met de vrijwilliger of medewerker besproken hoe de proefperiode is bevallen en wordt bepaald of samenwerking wordt voortgezet.

2. OMGANGSREGELS
Als organisatie, waarvan vrijwilligers en medewerkers persoonlijk contact hebben met kwetsbare mensen, wil Stichting Regenboog Loket voorkomen dat schendingen rond machtsmisbruik, financiële schendingen of interpersoonlijke schendingen plaatsvinden. Schendingen kunnen niet altijd volledig worden voorkomen, maar Stichting Regenboog Loket vindt het belangrijk de kans van schendingen zo klein mogelijk te maken.

2.1 Omgangsregels
Stichting Regenboog Loket wil dat cliënten, vrijwilligers en medewerkers zich veilig voelen. Dit kan alleen als men elkaar in diens waarde laat en elkaar met respect behandelt. Dit houdt in dat Stichting Regenboog Loket alle vormen van ongelijkwaardige behandeling, zoals: machtsmisbruik, financiële uitbuiting, discriminerende-, racistische-, seksistische- of (seksueel) intimiderende gedragingen of opmerkingen ontoelaatbaar acht.
Stichting Regenboog Loket onderscheidt verschillende schendingen van omgangsregels1 :

  • Schendingen rond machtsmisbruik: corruptie, belangenverstrengeling, schenden
    van geheimhouding en verwijtbare nalatigheid;
  • Financiële schendingen: fraude, diefstal, misbruik van ter beschikking gestelde
    goederen of diensten en verwijtbare verspilling;
  • Interpersoonlijke schendingen: discriminatie, intimidatie, vernedering, geweld,
    pesten, ongewenste intimiteit, seksuele intimidatie en seksueel geweld.


2.2 Gedragscode
Om de kans op schendingen zo klein mogelijk te maken worden afspraken gemaakt over de manier waarop cliënten, vrijwilligers en medewerkers met elkaar omgaan en welk gedrag we als stichting goed- en afkeuren. De omgangsregels zijn samengevat in de gedragscode. In de gedragscode wordt een beeld geschetst van waar de grenzen liggen in het contact. De code fungeert als toetssteen voor gedrag.

2.3 Contract
De gedragscode is een officieel document dat door zowel door vrijwilligers, medewerkers en het bestuur van Stichting Regenboog Loket wordt ondertekend.


2.4 Begeleiding

De nieuwe vrijwilliger of medewerker voert diens rol zelfstandig uit. Daarbij wordt deze (op afstand) begeleid door de (vrijwilligers)coördinator. De coördinator maakt het mogelijk om situaties van grensoverschrijdend gedrag één op één te bespreken. Op die manier kan worden gereflecteerd op de handelwijze van de vrijwilligers en medewerkers, heeft Stichting Regenboog Loket aandacht voor (persoonlijke) ontwikkeling en houdt de stichting een oog op de veiligheid binnen de organisatie. Tevens vindt jaarlijks een evaluatie plaats met de coördinator.

Praten over grensoverschrijdend gedrag is meestal niet het eerste dat nieuwe vrijwilligers en medewerkers doen. Daarom creëert Stichting Regenboog Loket regelmatig de gelegenheid om te praten over wat vrijwilligers en medewerkers meemaken. Daarnaast voorziet Stichting Regenboog Loket vrijwilligers en medewerkers van een overzicht met relevante workshops, trainingen en seminars.


3. INTEGRITEITSBELEID

Naast preventief beleid, in de vorm van aannamebeleid en omgangsregels, vormt integriteitsbeleid een belangrijk onderdeel van de wijze waarop de veiligheid wordt gewaarborgd. Hierin wordt de betrokkenheid van het bestuur, de vertrouwenscontactpersoon, klachtenregeling en informatievoorziening beschreven.

3.1 Bestuurlijke betrokkenheid

Het bestuur is aansprakelijk voor wat tijdens de uitvoering van werkzaamheden gebeurt en voor de vrijwilligers en werknemers die (on)betaald voor Stichting Regenboog Loket werken. Daarom is één bestuurslid aangewezen als verantwoordelijke voor het preventie- en integriteitsbeleid. Dit bestuurslid zorgt ervoor dat het thema op de agenda blijft en dat eventueel te nemen maatregelen op de juiste manier worden getroffen.

3.2 De vertrouwenscontactpersoon

Stichting Regenboog Loket vindt het belangrijk dat iedereen eerlijk en gelijkwaardig behandeld wordt en zich veilig voelt. Het kan echter voorkomen dat er iets gebeurt dat niet goed voelt en in vertrouwen besproken moet worden.
De vertrouwenscontactpersoon (VCP) biedt iedereen, binnen en buiten de organisatie, de mogelijkheid om in vertrouwen over grensoverschrijdend gedrag te praten. Zowel cliënten als medewerkers of vrijwilligers kunnen zich dus wenden tot de VCP. De VCP is onafhankelijk en valt formeel buiten de organisatie. De VCP is erg belangrijk om het melden van (vermoedens van) grensoverschrijdend gedrag makkelijker te maken en vormt een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid. U kunt contact opnemen via: info@regenboogloket.nl

De vertrouwenscontactpersoon kan worden bereikt via:
VCP@regenboogloket.nl
Na het ontvangen van een bericht gaat de VCP in gesprek met de indiener en beschuldigde. Vervolgens onderzoekt de VCP waar de indiener terecht kan met diens vraag en ondersteund de indiener bij het zoeken naar eventuele vervolgstappen, zoals het indienen van een officiële klacht.


3.3 Klachtenregeling

Een ieder heeft het recht om, over de manier waarop een vrijwilliger of medewerker zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen, een klacht in te dienen. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om klachten omtrent vermeende integriteitsschending of grensoverschrijdend gedrag. Een gedraging van een vrijwilliger of medewerker, werkzaam bij Stichting Regenboog Loket, wordt aangemerkt als een gedraging van de organisatie, voor zover deze gedraging aan de organisatie kan worden toegerekend.

Klachten kunnen, uitsluitend schriftelijk, worden ingediend bij de vertrouwenscontactpersoon. Deze persoon, die formeel buiten de organisatie valt, vormt een veilige haven waar integriteitsschending en/of grensoverschrijdend gedrag kan worden gemeld. Hiervoor dient een mail worden gestuurd naar:
VCP@regenboogloket.nl
. Na het ontvangen van een klacht legt de VCP de klacht zo snel mogelijk voor aan het bestuur. Het bestuur neemt de klacht uiterlijk in behandeling tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering of, in geval van spoedeisendheid, op zo kort mogelijke termijn in een speciaal ingelaste vergadering. Het bestuur zal vervolgens een verkennend onderzoek verrichten. Na overleg en beoordeling (hoor en wederhoor) neemt het bestuur, op basis van besluit bij meerderheid van stemmen, passende maatregelen om verdere integriteitschending of grensoverschrijdend gedrag te voorkomen.


3.4 Informatievoorziening

Het is van belang dat cliënten, vrijwilligers en medewerkers weten waar ze terecht kunnen voor meer informatie over sociale veiligheid en grensoverschrijdend gedrag. Op de website van Stichting Regenboog Loket, namelijk www.regenboogloket.nl, wordt beschreven op welke wijze men in contact kan komen met de VCP.

Scroll to top